斯里兰卡商标许可备案需要提供哪些材料清单

       理解商标许可备案的法律价值

       当企业决定将商标授权给斯里兰卡本地合作伙伴使用时，备案程序绝非简单的行政登记。根据斯里兰卡知识产权局（National Intellectual Property Office of Sri Lanka，简称NIPO）规定，备案的核心价值在于建立对第三方的法律对抗效力。若未完成备案，被许可方在使用商标过程中遭遇侵权时，将难以独立主张权利；同时许可方也可能因未公示许可关系而面临权利稳定性风险。因此，材料准备不仅是满足形式要求，更是构建完整法律保护体系的基础。

       核心材料一：官方申请表格的规范填写

       备案申请必须使用NIPO发布的商标许可备案申请表（Form TM-2）。表格需用英文填写，重点包括许可方与被许可方的完整法定名称、注册地址、商标注册号、许可类型（独占/非独占）、许可商品或服务类别及期限等。常见错误是直接翻译中文地址导致格式不符，建议参照公司章程的英文注册地址逐字核对。表格末尾需由许可方法定代表人或授权代理人签字，签字权限需与后续提交的授权文件保持一致。

       核心材料二：经公证认证的商标许可协议

       许可协议是备案审查的核心依据，需提交经斯里兰卡驻华使馆或领事馆认证的英文版本。协议应明确约定许可范围、地域限制、质量监督条款、费用支付方式及违约处理机制。特别注意：若协议涉及分期许可或附加条件，需在附件中详细说明操作流程。实践中，NIPO会审查协议是否包含强制被许可方使用商标的条款，这类条款可能因违反竞争法被要求修改。

       核心材料三：商标注册证书的效力确认

       需提供由NIPO颁发的商标注册证清晰扫描件。若商标处于续展期，需同步提交续展证明；若为国际注册延伸保护至斯里兰卡，需提供世界知识产权组织（World Intellectual Property Organization，简称WIPO）颁发的注册证明及指定斯里兰卡的受理通知书。值得注意的是，正在申请中的商标不能办理许可备案，必须待注册公告完成后方可操作。

       核心材料四：许可方主体资格证明文件

       中国企业需提供营业执照副本的英文公证件，且需经过中国外交部领事司和斯里兰卡驻华使领馆的双认证。文件应包含公司注册号、法定代表人、注册资本及经营范围等关键信息。若许可方为集团公司，需另行提交股权结构图以证明商标权属的合法性。近年来NIPO加强了对最终受益所有人的审查，建议提前准备集团架构说明文件。

       核心材料五：被许可方当地注册证明

       斯里兰卡被许可方的公司注册证书（Certificate of Incorporation）需由斯里兰卡会计与企业管理局（Department of Registrar of Companies，简称DRC）出具，且有效期应在提交申请时保持有效。若被许可方为个体工商户，需提供商业登记证明及业主身份证明。该文件是确认被许可方在当地合法经营资格的关键，缺失将直接导致申请被驳回。

       核心材料六：双方授权代表签字权限文件

       若申请由代理人提交，需提供经双方公司盖章的授权委托书（Power of Attorney）。许可方授权书需包含明确代理权限期限（建议不少于12个月），而被许可方授权书需特别注明接受法律文书送达的地址。授权书签署日期应早于申请表填写日期，且需与营业执照上的法定代表人信息相互印证。

       核心材料七：商标图样的格式规范

       需提交与注册证书完全一致的商标黑白图样，尺寸不得超过8cm×8cm。若商标包含色彩要素，应另附彩色图样并说明色彩代号（如潘通色卡编号）。对于立体商标或声音商标，需提交符合NIPO技术标准的视频或音频文件。图样清晰度不足是常见补正原因，建议提供300dpi以上分辨率的电子版本。

       核心材料八：许可使用证据的补充材料

       虽然不是强制要求，但提供已投入使用的证据（如带有许可商标的产品包装、广告宣传材料）可加速审查进程。对于新签订的许可协议，可提交市场进入计划书作为辅助证明。这些材料能向审查员展示许可关系的真实性，降低因疑似虚假备案而被重点审查的风险。

       核心材料九：官方费用支付凭证

       目前斯里兰卡商标许可备案的官方费用为15000斯里兰卡卢比（约合人民币400元），需通过指定银行转账至NIPO账户。支付凭证应包含付款方名称（需与许可方或被许可方一致）、收款方信息、转账金额及日期。建议在转账备注中标注“TM License Recordal”字样，以便官员快速核对。

       核心材料十：其他支持性声明的准备

       根据许可类型不同，可能需要额外声明文件。例如独占许可需提供许可方放弃自行使用商标的声明；分许可需提交原始许可方同意转许可的公证文件。若涉及药品、食品等特殊行业，还需附上斯里兰卡相关监管部门的产品准入批文。

       材料认证环节的实操要点

       所有非英文文件均需提供经注册翻译机构认证的英文译本。中国出具的文件需先经公证处公证，再送交外交部领事司认证，最后由斯里兰卡驻华使领馆认证。整个认证流程通常需要3-4周，建议在签署许可协议后立即启动认证程序。东部沿海地区企业可通过上海领事馆办理认证以节省时间。

       常见材料缺陷与规避策略

       统计显示，约30%的申请因材料问题被要求补正。典型问题包括：许可协议签署日期晚于备案申请日期、授权书未覆盖备案相关权限、商品清单超出注册范围等。建议企业在提交前聘请当地律师进行合规审查，特别要注意斯里兰卡2019年修订的《知识产权法》对质量监督条款的强制性要求。

       备案后的维护与管理

       完成斯里兰卡商标许可备案后，需建立管理档案追踪许可期限。许可关系变更或终止时，应在30日内向NIPO提交变更备案或注销申请。每年应对被许可方的商标使用情况进行审查，保留质量监督记录以备官方抽查。完善的后续管理不仅能维护商标价值，更是应对未来商标撤销程序的关键证据。

       通过系统化的材料准备，企业可将商标许可转化为开拓斯里兰卡市场的合规利器。建议在专业机构协助下，根据商业目标设计许可方案，确保每份文件都能经得起法律检验，为品牌国际化铺设安全轨道。